Hoe kun je het beste een meeting plannen?

Hoe kun je het beste een meeting plannen?

4 december 2019 0 Door Redactie

Het plannen van een meeting of vergadering is nog zo simpel niet. Als je wil dat alles op rolletjes loopt althans. Je moet veel regelen, maar als je het slim aanpakt valt dit wel mee. Het zit hem ook wel in de kleine dingetjes.

De basis

Een vergadering moet in de basis natuurlijk goed zijn. Denk dan aan de locatie, zoals een vergaderzaal. Mocht je geen vergaderzaal of andere locatie hebben, dan kun je altijd een vergaderlocatie huren. Dit geeft een goede uitstraling en werkt effectiever, omdat je in een andere omgeving zit dan waar je standaard werkt. Daarnaast is het ook belangrijk om de agendapunten helder te hebben. Dingen die je belangrijk vindt kun je hier dan in opnemen. Op die manier vergeten jullie niet om belangrijke punten te bespreken. Zo kun je ook weten hoe lang de vergadering ongeveer zal duren.

Planning maken

Planning is key. Met een goede planning weet iedereen waar die aan toe is en kun je makkelijker werken. Het belangrijkste bij de planning is dat iedereen zich eraan houdt en iedereen daadwerkelijk op dat moment kan deelnemen aan de vergadering. Bekijk daarom van te voren de agenda’s en houd rekening met eventuele andere afspraken van deelnemers van de vergadering. Vaak vinden mensen het prettig om in de middag te vergaderen. Aan het begin van de dag willen ze eerst dat al hun taken en deadlines voor die dag zijn afgerond, waarna ze uitgerust en met frisse energie aan de vergadering kunnen deelnemen.

Het doel

Het doel van de vergadering is minstens zo belangrijk als de rest van de genoemde punten. Je wil immers dingen bespreken die belangrijk zijn of dingen die op dat moment spelen. Het is natuurlijk niet effectief en zelfs nutteloos als je een vergadering organiseert om geen belangrijke dingen te bespreken of geen doel hebt voor die vergadering. Dit kost anders tijd en tijd kost automatisch ook weer geld. Hierin kun je ook subdoelen benoemen en kun je daarnaast ook aangeven wat het effect van de vergadering moet zijn. Op die manier zul je ook mensen kunnen aanspreken om met zin de vergadering in te stappen. Je kunt ook aangeven dat er na de vergadering een bepaalde gelegenheid, zoals een borrel, zal plaatsvinden. Dan kunnen de mensen zich daar op verheugen, wat ook weer een positief effect heeft.